Política de tratamiento de datos

En desarrollo del objeto social de EXTRAVAGANCE S.A.S., se ha recopilado información objeto de protección de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las reglamentaciones complementarias que buscan proteger el derecho fundamental del habeas data.

DISPOSICIONES GENERALES
OBJETIVO
El Manual tiene como objetivo definir un marco de regulación general dentro del cual se establezcan los lineamientos base para el tratamiento en Colombia de datos personales de la empresa EXTRAVAGANCE S.A.S, incluyendo los principios, procedimientos, políticas y mecanismos de seguridad para las bases de datos personales y, adicionalmente, los mecanismos para que las personas puedan acceder a ellos.

EXTRAVAGANCE S.A.S, busca construir relaciones duraderas fundamentadas en la confianza y en el cumplimiento de las normas colombianas vigentes dispuestas para la protección de derechos de los individuos que tengan relaciones con EXTRAVAGANCE S.A.S guiando su actuar por sus valores corporativos de honestidad, responsabilidad, respeto, sencillez y solidaridad.

ALCANCE
Estas políticas serán acatadas por la persona jurídica que conforma la compañía EXTRAVAGANCE S.A.S. en Colombia, para el tratamiento de datos personales que se hará a partir de la autorización otorgada por el titular de la información según la finalidad informada.

Las siguientes políticas recaen sobre las bases de datos administradas y aprobadas por la compañía.

VIGENCIA Y ACTUALIZACIONES
Las bases de datos tendrán un período de vigencia indeterminado de conformidad con la duración del objeto social de la compañía, acorde con la finalidad de cada base de datos, los datos solo se usarán para las finalidades para las cuales fueron autorizadas por sus titulares, y durante la vigencia de la relación legal. Así mismo, los titulares de la información podrán solicitar la revocatoria a la autorización de tratamiento y exclusión de sus datos mediante solicitud a la cual, la entidad dará respuesta en los términos del cumplimiento de la Ley.

Cuando los términos de las políticas de privacidad sean modificados y/o actualizados y esto modifique de manera esencial la relación jurídica con el titular de la información, se obtendrá una nueva autorización. Para los demás casos, se obtendrá la autorización en la forma establecida para cada política o aviso de privacidad o a través del medio usual de contacto entre la compañía y los titulares de la información.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de la página web https://extravagancetienda.com/ o por correo electrónico enviado a los titulares.

MARCO JURÍDICO
El marco jurídico se enfoca en la legislación colombiana, con cuyo cumplimiento EXTRAVAGANCE S.A.S., está plenamente comprometido, siendo la base de la presente política corporativa y el sistema integral de gestión de datos personales de la compañía, así:

Constitución Política de Colombia: artículo 15 y 20.
Ley Estatutaria 1266 de 2008.
Ley 1273 de 2009.
Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Decreto 886 de 2014.
Decreto único reglamentario 1074 de 2015.
Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las demás que modifiquen o adicionen las normas mencionadas.

Los principios rectores del tratamiento de datos personales que se regula en la presente política, son los siguientes:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: EXTRAVAGANCE S.A.S., acata la Ley 1581 de 2012, en tanto que el tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: EXTRAVAGANCE S.A.S., tratará los datos con una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al titular.
Principio de libertad: EXTRAVAGANCE S.A.S., tratará los datos personales con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial.
Principio de veracidad o calidad: la información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible, evitando el tratamiento de datos fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: EXTRAVAGANCE S.A.S., conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, EXTRAVAGANCE S.A.S., no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Principio de seguridad: EXTRAVAGANCE S.A.S., manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

DEFINICIONES
Las definiciones aquí consignadas se toman del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Privado: es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.

Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

Datos Sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento

Menor de edad: niños, niñas y adolescentes menores de 18 años, cuyos derechos son prevalentes respecto del resto de la población, conforme con el artículo 9 de la Ley 1098 de 2006.

Responsable del tratamiento: en este caso la compañía EXTRAVAGANCES.A.S., que por sí misma o en asocio con otros, decidan sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión de datos: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

DEBERES Y OBLIGACIONES DE EXTRAVAGANCES.A.S.
EXTRAVAGANCE S.A.S., como Responsables del Tratamiento le corresponde el cumplimiento de los siguientes deberes y obligaciones:
Recopilar los datos personales pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente.
Informar la finalidad con la que se están recolectando los datos, qué se va a hacer con ellos, dónde van a estar y dónde pueden encontrar información.
Solicitar a los Titulares la Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales informando las finalidades específicas del Tratamiento.
Disponer de un canal de comunicación, que permita al titular presentar solicitudes o comunicaciones relacionadas con su información
Establecer políticas y procedimientos de manejo de datos personales, para implementar el cumplimiento de la le, así como adoptar medidas de seguridad para proteger la información.

Por regla general, todas las bases de datos y la información contenida en es de carácter privada y solo puede ser utilizada para los propósitos naturales y legítimos, quienes deban hacer uso de las bases de datos tienen el deber de mantener dicha información confidencial y reservada. No se incluye en esta prohibición los hechos o actos que de acuerdo con la ley no pueden reservarse por razón de su ilicitud.
Sólo podrá reproducirse la información contenida en las bases de datos cuando exista una autorización expresa o por escrito del Titular o sus causahabientes, o por orden de autoridad competente sobre dicha información.
El responsable deberá suprimir, actualizar, rectificar y dar a conocer los datos personales a petición de titular de los datos, dicha solicitud la puede realizar al correo electrónico correspondiente de EXTRAVAGANCE S.A.S.
En caso de que el titular de la información inicie un reclamo frente a la información recopilada por EXTRAVAGANCE S.A.S., se establecerá en la base de datos correspondiente la siguiente leyenda “reclamo en trámite”. En caso de que EXTRAVAGANCE S.A.S., sea notificado de un proceso judicial relativo a los datos personales, se establecerá en la base de datos correspondiente la siguiente leyenda “información en discusión judicial”, conforme lo estipulado en la ley.

DERECHOS DEL TITULAR
Los derechos que le asisten al titular de la información son los siguientes:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada EXTRAVAGANCE S.A.S., salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus datos personales por parte de EXTRAVAGANCE S.A.S., o el encargado del tratamiento, previa solicitud.
Mediante reclamo presentado conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de EXTRAVAGANCE S.A.S., y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral IV, de la presente política.
Acceder en forma gratuita una vez al mes a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Todos los demás contenidos en la ley.

En concordancia con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:

Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.